Nie wysyłaj szesnastu pytań naraz

Stałem w złej sali. Dwa metry dalej, za ścianą, sponsor rozmawiał akurat z kimś, kogo warto było uchwycić razem z nim – a ja fotografowałem panel, bo w agendzie to on szedł teraz.

Materiał z tego wydarzenia wyszedł dobry i to niczego nie zmieniło. Zabrakło jednego kadru – akurat tego, na którym komuś zależało najbardziej.

Agenda mówi, co się dzieje. Nie mówi, co jest ważne. Przez długi czas myliłem jedno z drugim, aż zacząłem pytać osobno.

Agenda opisuje program, nie priorytety

Plan wydarzenia to lista punktów z godzinami. Nie ma w niej informacji, kto z zarządu przyjdzie bez zapowiedzi, które logo musi się znaleźć w kadrze, ani czy ktoś ma zakaz publikacji wizerunku.

Te rzeczy siedzą w głowie organizatora i nigdy nie trafiają do maila. Jemu wydają się oczywiste. Mnie nie są znane, dopóki nie zapytam wprost.

Przez pierwsze lata robiłem to inaczej – dopytywałem na miejscu, gdy zauważyłem, że czegoś brakuje. Czasem się udawało nadgonić. Częściej okazywało się, że moment już minął i nie da się go powtórzyć na telefon.

Napisałem listę 16 pytań, które to wyciągają. Podzieloną na cztery sekcje po cztery: kto musi być na zdjęciach, co ma być widać oprócz ludzi, gdzie i kiedy trafi materiał, jak wygląda miejsce.

Długi mail z pytaniami ginie w skrzynce

Pierwsza wersja tej listy poszła jednym mailem, zaraz po podpisaniu umowy. Odpowiedzi przychodziły rzadko i po długim czasie, jeśli w ogóle.

Powód nie leżał w treści pytań. 16 pytań w jednym mailu wygląda jak godzina pracy, nawet jeśli odpowiedź na każde zajmuje jedno zdanie. Organizator odkłada taki mail na później. Później nie wraca.

Rozumiem to, bo sam robię dokładnie to samo z długimi mailami od innych. Widzę temat, widzę objętość treści, i zamiast czytać – zamykam okno z myślą „wieczorem”. Wieczorem przychodzi kolejny dzień.

Podział na dwie wysyłki, nie krótsza lista

Skracanie listy nic nie dało. Zadziałało dopiero rozłożenie jej w czasie. Sekcje pierwsza i trzecia – kto musi być na zdjęciach, gdzie i kiedy trafi materiał – idą zaraz po podpisaniu umowy.

To pytania, na które klient zna odpowiedź od początku. Nie musi niczego sprawdzać ani z nikim się konsultować.

Sekcje druga i czwarta – co ma być widać oprócz ludzi, jak wygląda miejsce – idą na tydzień przed wydarzeniem. Te odpowiedzi często ustalają się dopiero na końcu: scenografia, oznaczenia partnerów, ostateczny plan sali. Zapytane wcześniej, dostałyby „jeszcze nie wiem”.

4 pytania w mailu to zupełnie inna sprawa niż 16. Odpowiedź zajmuje pięć minut, więc ktoś ją faktycznie daje.

Pytanie o miejsce zmienia więcej niż preset

Czwarta sekcja bywa niedoceniana, a decyduje, co spakuję i o której wyjadę. Kolor światła sceny. Zgoda na lampę w trakcie prelekcji. Miejsce, gdzie zostawię sprzęt i naładuję baterie. Godzina wejścia obsługi, zwykle inna niż dla gości.

Żadnej z tych odpowiedzi nie ma w zwykłej korespondencji, bo organizator jej nie szuka. On to wszystko wie i zakłada, że ja też.

Kiedyś dowiadywałem się o kolorze światła sceny dopiero po pierwszych kadrach, patrząc na podgląd i licząc, o ile trzeba skorygować balans bieli. Działało, ale kosztowało kilka minut na starcie, w których mógłbym już fotografować.

Odpowiedzi trzeba przenieść, zanim znikną w wątku

Same odpowiedzi też potrafią się zgubić, jeśli zostaną w mailu sprzed dwóch tygodni. Przenoszę je do jednej notatki, którą otwieram rano w dniu wydarzenia.

Nie do pamięci. Pamięć po dwóch tygodniach dorabia sobie własną wersję szczegółów, zwykle taką, która pasuje do tego, co się spodziewałem usłyszeć.

Notatka nie musi być rozbudowana. Wystarczy, że rano w dniu wydarzenia widzę w jednym miejscu nazwiska, oznaczenia partnerów i odpowiedź na pytanie o lampę – zamiast przeszukiwać wątek mailowy sprzed dwóch tygodni w chwili, gdy autobus z gośćmi już podjeżdża pod wejście.

Brief łatwo potraktować jak papierologię do odhaczenia przed fakturą. Tymczasem to jedyny moment, w którym klient mówi wprost, czego potrzebuje – i robi to za darmo, zanim jeszcze zobaczy pierwsze zdjęcie.